Shareflex Contract: Professionelles Vertragsmanagement Auf Basis Von Microsoft 365 Und SharePoint Für Rechtsabteilungen

Die Herausforderung des modernen Vertragsmanagements

Rechtsabteilungen und Buchhaltungen stehen vor wachsender Komplexität bei der Verwaltung von Verträgen. Mit steigendem Vertragsaufkommen wird es aufwendiger, Verträge zentral zu verwalten und den Überblick über Vertragsdokumente, Laufzeiten und wichtige Fristen zu behalten. Aus Versehen automatisch verlängerte Verträge gehen schnell in die Tausende.

Die gute Nachricht: Wenn Sie bereits Microsoft 365 nutzen, haben Sie die ideale Grundlage für professionelles Vertragsmanagement. Mit Shareflex Contract verwandeln Sie SharePoint Online in einen digitalen Aktenschrank mit intelligenter Assistenz.

SharePoint Online als ideale Vertragsmanagement-Plattform

SharePoint Online bietet bereits im Standard wichtige Werkzeuge für die Vertragsverwaltung:

Collaboration Tools für effiziente Zusammenarbeit
Zentrale Datenhaltung mit integrierter Sicherheit
Dokumenten-Management mit Versionsverwaltung und Volltext-Suche
Nahtlose Integration in Microsoft 365

Das Vertragsmanagementsystem basiert vollständig auf SharePoint und gewährleistet intuitive Bedienung sowie standortunabhängigen Zugriff.

Kernfunktionen von Shareflex Contract

1. Automatische Fristen- und Terminverwaltung

Verpassen Sie keine Fristen mehr! Das System bietet:

Automatische Fristen– und Kündigungsstichtagsberechnung
Integriertes Benachrichtigungssystem per E-Mail
Grafische Darstellung der Vertragslaufzeit
Synchronisation mit Microsoft Office Outlook

2. Flexible Vertragstypen und Skalierbarkeit

Acht vorkonfigurierte Vertragstypen (Mietvertrag, Lieferantenverträge etc.)
Formular-Designer für individuelle Anpassungen
Berechtigungseditor für flexible Rechtevergabe
Anpassungen im laufenden Betrieb

3. Vertragsbeziehungen transparent verwalten

Shareflex Contract ermöglicht komplexe Vertragsstrukturen:

Vertragsersetzung und -zugehörigkeit
Rahmenverträge mit Unterverträgen
Virtuelle Akten-Struktur für zentrale Verwaltung

Integration in Microsoft 365 Umgebung

Office und Teams Integration

Nahtlose Integration in Outlook mit Sidebar-Funktion
Vertragsdokumente per Drag & Drop zuordnen
Microsoft Teams App für standortunabhängige Arbeit
Workflows direkt in Teams bearbeiten

ERP und Archivierung

Das Vertragsmanagement mit SharePoint Online integriert sich in bestehende IT-Landschaften:

Integration mit SAP, Microsoft Dynamics
Revisionssichere Archivierung über Microsoft 365
Reporting-Funktionalitäten für Controlling

KI-gestützte Vertragsverwaltung

Mit Shareflex AI Studio erfolgt Integration von KI-Prozessen:

Automatische Extraktion von Metadaten aus Vertragsdokumenten
Microsoft 365 Copilot Integration für intelligente Suche
Chatten mit Vertragsinhalten und Versionvergleiche
Neue Vertragswerke erstellen mit KI-Unterstützung

Praktische Umsetzung

HanseVision bietet standardisierte Einführung:

Phase 1: Anforderungsanalyse und Workflow-Definition
Phase 2: Installation, Konfiguration von acht Vertragstypen
Phase 3: Schulung und kontinuierlicher Support

Best Practices für Rechtsabteilungen

Compliance und Sicherheit

Microsoft Purview für Security-Vorgaben nutzen
Revisionssichere Archivierung implementieren
GoBD-Konformität beachten, Anwalt zur Beratung hinzuziehen

Berechtigungskonzept

Berechtigungseditor für strukturierte Rechtevergabe
Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Verträgen
Regelmäßige Access Reviews (z.B. mit EasyLife 365 oder Rencore Governance)

Workflow-Automatisierung

Power Automate für Freigabeprozesse kombinieren
Schnelle Durchlaufzeiten durch Automatisierung
Reporting für kumulierte Vertragskosten je Vertragsart

ROI und Wirtschaftlichkeit

Shareflex Contract bietet schnellen Return on Investment:

Zeitersparnis durch Automatisierung der Vertragsprozesse
Risikominimierung bei Vertragsverpflichtungen
Keine zusätzliche IT-Infrastruktur erforderlich
Effiziente Verwaltung aller Contracts

Fazit

Shareflex Contract transformiert SharePoint Online in eine professionelle Vertragsmanagement-Plattform mit perfekter Microsoft 365 Integration. Für Rechtsabteilungen ist es die ideale Lösung für modernes Vertragsmanagement.

Die wichtigsten Vorteile:
✅ Native Integration in Microsoft 365 und SharePoint
✅ Automatische Fristenverwaltung – verpassen Sie keine Fristen mehr
✅ KI-gestützte Vertragsanalyse
✅ Zentral verwalten aller Verträge über den gesamten Lebenszyklus
✅ Workflows und standortunabhängiges Arbeiten

Wie Yvonne Lang bestätigt: “Das Shareflex-Vertragsmanagement ist eine echte Verbesserung. Alle Fachbereiche können Dokumente einfach ablegen und verwalten. Es gibt keine Silos mehr.”

Nächste Schritte: Vereinbaren Sie eine Live-Demo und erleben Sie, wie Shareflex Contract Ihr Vertragsmanagement revolutioniert. Ihre Microsoft 365 Umgebung ist die perfekte Grundlage für digitales und zentrales Vertragsmanagement.

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